Gemeente Wageningen transformeert parkeerbeheer met ParQ: een gebruiksvriendelijke SaaS-applicatie voor vergunninghouders
Parkeerbeheer is een essentieel onderdeel van de dagelijkse activiteiten van gemeentes. Voorheen was dit vaak een complex en tijdrovend proces, zowel voor de gemeente als voor de vergunninghouders. Gelukkig heeft de gemeente Wageningen recentelijk een grote sprong voorwaarts gemaakt in hun parkeerbeheer met behulp van ParQ, een geavanceerd Software as a Service (SaaS) platform dat speciaal is ontwikkeld voor gemeentes en hun parkeerbeleid. In dit blogartikel delen we de ervaringen van de gemeente Wageningen en hoe ParQ het beheer van vergunningen aanzienlijk heeft vereenvoudigd. We spreken Marian van der Stok, functioneel applicatiebeheerder, Paulisca van Telgen, informatie adviseur en Gerwin Donkers, functioneel applicatiebeheerder van de gemeente Wageningen over hun ervaringen met ParQ.
Een hybride constructie maakt plaats voor een moderne oplossing
Voorheen maakte de gemeente Wageningen gebruik van een hybride constructie, waarbij een fysieke parkeerapplicatie en een digitale balie samenwerkten. Dit zorgde echter voor aanzienlijke problemen, omdat de oude on-premise applicatie niet was ontworpen met de modernste technologieën en functionaliteiten. Het werd duidelijk dat een nieuwe applicatie nodig was, gebouwd met de technologieën van vandaag, om het parkeerbeheer efficiënter en effectiever te maken.
Gerwin Donkers is nauw betrokken geweest bij de implementatie van het oude systeem naar het huidige ParQ, zoals bij het testen van de dataconversie. Gerwin: “Gaandeweg de marktverkenning kwamen we er wel achter dat de huidige hybride constructie in de vorm van een fysieke parkeerapplicatie en een digitale balie in de SAAS minder goed functioneert. En dat leverde gewoon echt problemen op, omdat die on-premise applicatie al redelijk gedateerd was. Daardoor werkten zaken niet goed meer. Het besef kwam dat we echt een moderne applicatie als ParQ nodig hebben, gebouwd op de technologie van nu. Zodat alles goed werkt. “
Met de implementatie van ParQ heeft de gemeente Wageningen een enorme stap voorwaarts gezet. ParQ is een gebruiksvriendelijke SaaS-applicatie die vergunninghouders in staat stelt om zelfstandig hun vergunningen te beheren. Dit heeft geleid tot een verbetering van het interne parkeerbeheerproces en heeft de gemeente in staat gesteld om hun dienstverlening aan vergunninghouders te verbeteren.
Naheffingen en vergunningen onder één dak
Vanuit haar rol als Informatie adviseur bij de gemeente, was Paulisca van Telgen verantwoordelijk voor de project bewaking tijdens de implementatie van ParQ. “Toen duidelijk werd dat de vorige applicatie werd stopgezet, hield ik mij bezig met het vraagstuk: gaan we aanbesteden of niet? Vervolgens zijn we eerst aan de slag gegaan met marktverkenning. Uiteindelijk kwamen we uit bij ParQ. Bij de implementatie van deze applicatie lag mijn verantwoordelijkheid bij het bewaken van de deadline en het koppelen met zaken zoals DigiD.”
Een belangrijke verandering die heeft plaatsgevonden, is de splitsing van de naheffing parkeerbelastingen en vergunningen. Voorheen werden deze processen behandeld binnen dezelfde applicatie, wat soms tot verwarring leidde. Met de komst van ParQ werd meteen getoetst wat de meest logische verdeling zou zijn. Nu zijn de naheffingen parkeerbelastingen ondergebracht bij Level Belastingen, terwijl de vergunningen worden beheerd in ParQ. Deze scheiding heeft geleid tot een duidelijkere en efficiëntere afhandeling van beide processen.
Een geleidelijke overgang en tevreden vergunninghouders
De overgang naar ParQ verliep niet zonder uitdagingen, maar in samenwerking met Qualogy heeft de gemeente Wageningen het proces goed georganiseerd. Er was een zorgvuldige planning en een gestructureerde aanpak, inclusief uitgebreide testfases. Hoewel het aanvankelijk even op gang moest komen, werd de gemeente actief ondersteund en begeleid tijdens het hele traject. Dit resulteerde in een soepele overgang en tevreden vergunninghouders. Marian van der Stok, functioneel applicatiebeheerder zegt daarover: “Ik vond de overgang van de oude applicatie naar ParQ goed georganiseerd. We zijn echt bij de hand genomen tijdens de testfase. Dat was uit de kunst.”
Gemeente Wageningen en Qualogy: Samenwerken aan een naadloze ervaring met ParQ
Niet alleen tijdens de implementatiefase werd er goed samengewerkt tussen beide partijen. De gemeente Wageningen heeft een nauwe relatie opgebouwd met het ontwikkelingsteam van Qualogy. Een van de belangrijkste voordelen van het werken met Qualogy is de directe en korte communicatielijnen. De gemeente Wageningen en Qualogy hebben regelmatig contact, met tweewekelijkse updates en releases. Hierdoor kunnen eventuele problemen snel worden opgelost en frustraties worden voorkomen. Het contact met Qualogy is actief en zaken worden proactief opgepakt.
Marian: “Iedere twee weken worden de updates gereleased en dan hebben we een digitale meeting. Dat vind ik erg prettig. Dat je even persoonlijk contact hebt en dat je op de hoogte wordt gesteld. Niet dat je ineens in het systeem merkt dat er iets veranderd is.”
Daarnaast organiseert Qualogy klantdagen op locatie. Hier worden nieuwe ontwikkelingen op het gebied van parkeerbeleid en ParQ gepresenteerd en input van de gemeentes gevraagd. Marian vertegenwoordigt de gemeente Wageningen op deze events: “Omdat iedere gemeente anders is, is het moeilijk te vergelijken. Maar ik vind het heel fijn om dat contact te hebben. Ook om te horen hoe andere gemeentes hun parkeerbeleid hebben georganiseerd.”
Digitalisering en beleidsregels
De volgende stap in de digitalisering van het parkeerbeleid van de gemeente Wageningen die op de agenda staat zijn de zakelijke vergunningen. Ook de bezoekersvergunningen maakt onderdeel uit van de plannen voor over digitale expansie. Echter stuit Wageningen op enkele beleidsregels die de integratie van deze bezoekersvergunningen complexer maken. “De koppeling met deze regels en lokale bepalingen is cruciaal. Wanneer er knelpunten zijn in deze koppeling, wordt digitalisatie belemmerd. Een advies voor gemeenten die beginnen met de digitalisatie van dit traject: de focus moet eerst liggen op het beleid en de lokale regelgeving.”
Marian zegt hierover: “Om optimaal te digitaliseren, is een zoveel mogelijk gestandaardiseerde aanpak aan te raden. Uitzonderingen kunnen dan nog steeds persoonlijk bij de balie behandeld worden. Er zullen altijd uitzonderlijke gevallen zijn die niet eenvoudig te digitaliseren zijn. Mensen die al decennialang gewend zijn aan een bepaalde aanpak voor hun parkeervergunningen kunnen weerstand bieden tegen veranderingen, zoals een nieuw systeem dat beperkingen oplegt. Misschien is dat ook de conclusie; dat je het beleid voor 90 procent digitaal kan organiseren. En dan blijft het voor 10 procent gewoon handmatig. En dan vind ik het wel fijn dat we een pakket hebben waar je zelf handmatig aan de achterkant kan wijzigen. Dat je als gemeente toch maatwerk kan leveren. Want ja, we zijn gewoon een kleine gemeente.”
Continu verbeteren en innoveren
De samenwerking tussen de gemeente Wageningen en Qualogy heeft geleid tot een succesvolle implementatie van ParQ en een mooie, persoonlijke samenwerking. Deze gezamenlijke inspanningen zorgen ervoor dat het parkeerbeheer soepel verloopt en dat er continu verbeteringen worden doorgevoerd om aan de specifieke behoeften van de gemeente te voldoen.